10.000 flyers, 4.000 hamburgers: wat komt er kijken bij organisatie EHL

Sinds oktober 2018 is Maartje Fleuren – algemeen manager Oranje-Rood en toernooidirecteur EHL – druk met de organisatie van de eerste Euro Hockey League (EHL) waarbij de KO16 en Final4 gecombineerd worden. Maar hoe ziet die organisatie van dit zesdaagse event in Eindhoven er aan de achterkant uit, en wat zijn de aantallen waar het om gaat?

Als Fleuren alleen al de coördinatoren opnoemt van de teams die moeten worden aangestuurd tijdens de EHL, begint het snel te duizelen voor de ogen. Er is een coördinator ticketing, facilitair, vrijwilligers, officials, liason van de teams, side-events, opbouw en afbouw, infobalie en hostessen.

‘De organisatie van de EHL kost veel tijd. Altijd kijk je weer of je het nog beter kunt doen. De centrale Plaza is nu op een andere plek. Je leert van de vorige keer. Het wordt weer mooier dan eerst’, legt Fleuren uit, die ruime ervaring heeft in het organiseren van deze toernooien en dit eerder op Amsterdam deed. Samen met de EHL en de KNHB is zij verantwoordelijk voor de organisatie.

‘Vanaf het moment dat wij wisten dat we het toernooi mochten organiseren, zijn we begonnen met het zoeken van sponsoren en hebben we contact gezocht met de provincie, de gemeente en de universiteit. De afgelopen weken ben ik er fulltime mee bezig. Bij de EHL zijn veel partijen betrokken, die allemaal hun eigen wensen hebben. Zo is de Plaza al vier keer van ontwerp veranderd. Alles wat je plaatst op het terrein moet je met elkaar afstemmen, zodat iedereen een goed gevoel heeft en het allemaal past.’

Overzicht aantallen voor deze EHL

  • 5.000 hockeydogs (hotdogs in een ‘hockeystijl’)
  • 32 ballenkinderen  
  • 1.000 hotelkamers over 8 dagen
  • 125 vrijwilligers per dag
  • 10 opbouwers per dag gedurende 6 dagen opbouw en 3 dagen afbouw
  • 18 officials per dag
  • 240 hekken 
  • 10.000 flyers
  • 4.000 hamburgers
  • 1.000 parkeerplekken
  • 50 persaccreditaties
  • 24 cameramensen
  • 24 EHBO over 6 dagen
  • 20 hostesses over 6 dagen 
  • 10.000 bakjes friet

Kraamkamer van hockey-innovaties

Door de samenwerking met de TU, Fontys en de provincie Brabant zullen start-ups en studenten pitches geven tijdens de EHL. Al die innovaties passen bij de gemeente Eindhoven, toch vaak als kraamkamer gezien van de high-tech industrie. Dat past bij de EHL, dat als hockeytoernooi weer als kraamkamer van hockey-innovaties wordt gezien.

Zonder indruk te willen maken, zegt Fleuren dat de EHL als een ‘Champions League’ organiseren is. ‘Je geeft je terrein over aan de EHL. Dus de ticketing is bijvoorbeeld waar de EHL op kan verdienen. Wij hebben onze eigen sponsoren voor de EHL. Ook de horeca doen wij zelf. Dat is ons verdienmodel. Maar het is eerst een flinke investering.’

Maartje Fleuren, organisator van de EHL.

Capaciteit

Twee jaar geleden organiseerde Oranje-Rood de KO16. Nu is de KO16 samengevoegd met de Final4, wat het hele evenement een paar dagen verlengt. Woensdag begint het toernooi al met de achtste finales, de KO16. Tijdens de paasdagen zal bekend worden wie zich de opvolger van titelverdediger Bloemendaal mag noemen. De tribunes zullen in Eindhoven groter zijn dan twee jaar geleden. Zesduizend mensen kunnen straks tegelijk op het terrein zijn. Per dag worden er 5.500 kaarten verkocht.

Vooral de vrijwilligers zijn essentieel, benadrukt Fleuren. Er zijn er zo’n honderdvijfentwintig per dag aanwezig. ‘Zonder die vrijwilligers hadden we dit allemaal niet kunnen organiseren. Daarvoor moet er wel wat clubliefde zijn. We gaan er een mooi feest van maken’, vertelt Fleuren.

Vanaf woensdagmiddag 12.45 uur barst de ‘Champions League’ van het hockey los, met de eerste wedstrijd van het toernooi, tussen Mannheim en Dinamo Kazan. Woensdagavond speelt thuisploeg Oranje-Rood om 19.30 uur hun KO16-wedstrijd tegen Uhlenhorst Mülheim. Een cruciale wedstrijd ook voor het verloop van de rest van het toernooi.

Tickets voor de EHL op Oranje-Rood zijn hier te krijgen.


1 Reactie

  1. mickh

    mickh

    Leuk; `veel liefdewerk, oud papier` en ondertussen pikt de locale economie/middenstand ook nog een graantje mee. Allemaal niet zo verkeerd. Succes daar!


Wat vind jij? Praat mee...